Le guide complet de la technologie de gestion des voyages : Accès mobile, visibilité en temps réel & analyse de données

Introduction

La technologie de gestion des voyages est devenue un élément essentiel de l’offre de toute entreprise de gestion des voyages (TMC).

L’époque où les voyages d’affaires étaient réservés manuellement est révolue – les voyageurs appelaient leur TMC pour réserver un voyage, attendaient une confirmation par e-mail, puis imprimaient les billets et les itinéraires. Aujourd’hui, les voyages sont alimentés par la technologie et l’automatisation qui rendent la vie en déplacement plus facile et plus accessible pour les voyageurs et les gestionnaires de voyages. L’utilisation de la technologie de gestion des voyages peut aider votre entreprise à gagner du temps grâce à l’auto-réservation, à respecter les normes de devoir de diligence grâce au suivi en direct et aux alertes d’urgence, et à identifier les inefficacités et les mesures de réduction des coûts en présentant des données de voyage holistiques.

Si vous souhaitez vous associer à une TMC pour organiser vos programmes de voyage, il est important de prendre en compte la technologie de voyage qu’elle propose dans le cadre de votre processus d’approvisionnement.

Cet article expliquera ce qu’est la technologie de gestion des voyages, comment cette technologie fonctionne en collaboration avec une entreprise de gestion des voyages, et explorera les différents outils de voyage disponibles et comment ils peuvent bénéficier à votre entreprise.

Qu’est-ce que la technologie de gestion des voyages ?

La technologie de gestion des voyages fait référence aux outils et plateformes numériques que les entreprises utilisent pour planifier, réserver, gérer, suivre et analyser leurs voyages. La meilleure technologie de gestion des voyages devient un atout stratégique pour une entreprise, qui favorise le contrôle des coûts, améliore l’expérience du voyageur et permet une prise de décision basée sur les données.

Comment la technologie de voyage fonctionne-t-elle en collaboration avec une entreprise de gestion des voyages ?

La technologie de voyage doit fonctionner en collaboration avec une entreprise de gestion des voyages pour offrir un programme de voyage entièrement pris en charge. La technologie de voyage peut fournir des fonctionnalités qui peuvent rendre les voyages plus efficaces, accessibles et visibles pour les gestionnaires de voyages et les voyageurs. Mais une TMC apporte l’expertise humaine, la flexibilité, le support 24h/24 et 7j/7 et les relations avec les fournisseurs nécessaires pour que les programmes de voyage se déroulent sans heurts. Ceci est particulièrement important pour les secteurs spécialisés tels que le maritime, l’exploitation minière et l’énergie, où les voyageurs ont besoin de trajets complexes à plusieurs étapes et doivent arriver sur les sites de travail ou les navires dans des délais serrés.

La technologie de voyage ne peut pas remplacer l’expertise humaine, mais elle peut l’améliorer. Lorsqu’ils sont utilisés ensemble, un modèle hybride est créé où les processus de routine sont rationalisés par des outils numériques tandis que les besoins de voyage complexes et les perturbations sont gérés par un support humain. Cela garantit une plus grande efficacité, un meilleur contrôle et une meilleure qualité de service.

Quels outils une plateforme moderne de gestion des voyages devrait-elle inclure ?

Une bonne technologie de gestion des voyages devrait regrouper plusieurs outils et fonctions – tels que l’auto-réservation, l’accès mobile, le devoir de diligence et le reporting – pour soutenir à la fois les gestionnaires de voyages et les voyageurs.

One Dashboard For Centralised Access

Disposer d’un tableau de bord centralisé comme point d’accès unique pour toutes les technologies de gestion des voyages permettra de gagner du temps et de créer une expérience plus rationalisée pour les gestionnaires de voyages et les voyageurs. Basculer entre plusieurs systèmes avec des identifiants différents pour gérer les voyages peut devenir chronophage et stressant. Ceci est particulièrement pertinent pour les entreprises qui nécessitent des voyages complexes ou à volume élevé pour des milliers d’employés, comme les entreprises du secteur de l’énergie ou du maritime.

ATPI TravelHub est un tableau de bord de voyage tout-en-un qui vous donne accès à tous les outils d’ATPI, afin que vous puissiez gérer l’ensemble du processus de voyage en un seul endroit avec une seule connexion. ATPI TravelHub permet également l’authentification unique (SSO), ce qui permet aux utilisateurs d’accéder à TravelHub via leur réseau d’entreprise sans avoir besoin de se connecter séparément à l’application.

Avantages de l’utilisation d’un tableau de bord centralisé de technologie de voyage :

• Streamlines operations and saves time by offering all travel tools in one place.
• Improves user experience by offering a simpler and more intuitive interface.
• Offers scalability as your business grows as teams can use one dashboard to manage the travel process rather than using unconnected tools and siloed data.

Online Booking Tools (OBTs)

Les outils de réservation en ligne (OBT) sont des plateformes web qui permettent aux voyageurs de rechercher, comparer et réserver des vols, des hôtels et des transports dans le respect de la politique de l’entreprise. Les voyageurs peuvent utiliser les OBT pour réserver eux-mêmes des trajets simples (comme un vol de A à B). Cependant, les OBT ont des limites. Pour la réservation de trajets plus complexes, tels que ceux qui nécessitent plusieurs vols dans des fenêtres de temps spécifiques, il est plus pratique d’obtenir l’aide d’un consultant en voyages d’une TMC.

ATPI propose un OBT spécialisé appelé ATPI BAO – Booking Africa Online pour les entreprises qui nécessitent des voyages sur le continent africain. ATPI BAO combine le contenu de voyage en ligne mondial avec le contenu régional pour gérer les vols, les hôtels et le transport terrestre en Afrique et au-delà. ATPI BAO est accessible via ATPI TravelHub, qui peut également s’intégrer à des OBT tiers en fonction des besoins de votre entreprise.

Avantages de l’utilisation des outils de réservation en ligne :

• Saves time for both travellers and travel managers.
• Reduces reliance on manual booking processes.
• Ensures policy compliance at the point of booking.
• Provides a consistent and user-friendly booking experience.

Mobile Travel Apps

Les applications mobiles aident les voyageurs en leur donnant accès aux itinéraires, aux documents de voyage et aux mises à jour de voyage en temps réel. Cela réduit le besoin de documents papier et maintient les voyageurs informés et connectés aux changements importants tout au long de leur voyage. Les applications mobiles sont pratiques pour tout voyageur, mais sont particulièrement importantes pour ceux qui travaillent dans le secteur maritime, minier et énergétique. Ces travailleurs ont souvent des trajets à plusieurs étapes et sensibles au temps vers des destinations éloignées, de sorte que la réception de notifications instantanées pour les changements de voyage joue un rôle important pour les aider à atteindre leurs destinations à temps.

ATPI On The Go est l’application mobile de voyage d’ATPI qui agit comme une boîte à outils de voyage pratique. ATPI On The Go permet aux voyageurs de consulter leur itinéraire complet, d’accéder aux documents de voyage, de voir les mises à jour de voyage en temps réel et de contacter les consultants en voyages pour un support immédiat 24h/24 et 7j/7 lorsque les plans de voyage sont perturbés.

Avantages de l’utilisation des applications de voyage mobiles :

• Provides real-time updates and disruption alerts.
• Enables easy access to itineraries and travel documents.
• Improves the overall traveller experience.

Travel Data & Reporting Platforms

Les plateformes de données et de reporting de voyage regroupent les informations de chaque étape du voyage, y compris les réservations, les dépenses, l’activité des voyageurs et les interactions avec les fournisseurs. Ces données sont transformées en tableaux de bord intuitifs et en rapports interactifs, offrant aux organisations une vue complète des dépenses de voyage, du comportement de réservation, de la conformité aux politiques et des tendances émergentes.

En transformant des données de voyage complexes en informations exploitables, les entreprises peuvent identifier des opportunités de réduction des coûts, améliorer l’efficacité opérationnelle, optimiser les performances des fournisseurs et prendre des décisions stratégiques plus éclairées.

ATPI Analytics est la plateforme d’intelligence de voyage avancée d’ATPI, offrant des tableaux de bord visuels puissants et des rapports en temps réel. En plus d’afficher les métriques de voyage traditionnelles telles que les dépenses et les habitudes de réservation, ATPI Analytics fournit des informations précieuses sur la durabilité, les émissions de carbone et le bien-être des voyageurs, aidant les organisations à renforcer leurs programmes de devoir de diligence tout en soutenant les objectifs de durabilité.

Avantages de l’utilisation des plateformes de données de voyage :

• Complete visibility of travel spend across the organisation and all operational locations.
• Identification of cost-saving opportunities and operational efficiencies.
• Improved forecasting and data-driven strategic decision-making.
• Enhanced policy compliance and traveller behaviour insights.
• Monitoring of sustainability performance, including carbon emissions.
• Better duty of care through traveller wellbeing and risk reporting.
• Real-time, interactive dashboards accessible across the business.

Duty of Care & Risk Management Technology

La technologie de devoir de diligence aide les organisations à surveiller la sécurité des voyageurs et à réagir rapidement aux perturbations et aux urgences. Cette technologie est particulièrement importante pour les secteurs maritime, minier et énergétique, où les voyages sont souvent éloignés et à haut risque. Les employés peuvent se rendre sur des navires offshore ou des sites de travail isolés avec des infrastructures limitées, et les perturbations de voyage peuvent avoir de graves implications en matière de sécurité et d’exploitation.

ATPI propose une technologie de devoir de diligence via le ATPI Traveller Tracking System (TTS) et ATPI Alerts. ATPI Alerts fournit des alertes d’urgence en temps réel personnalisables aux gestionnaires de voyages pour s’assurer qu’ils peuvent réagir rapidement aux changements et aux urgences. Le ATPI Traveller Tracking System permet aux organisations de suivre la localisation en direct de tous les voyageurs dans le monde et de communiquer directement avec les voyageurs pendant les urgences.

Avantages de l’utilisation de la technologie de devoir de diligence :

• Enhances traveller safety and wellbeing.
• Enables rapid response to emergencies or disruptions.
• Provides real-time visibility of traveller locations.
• Supports compliance with duty of care responsibilities.

Travel Expenses Integration

L’intégration des dépenses de voyage connecte les données de réservation de voyage directement aux systèmes de dépenses et financiers d’une organisation. Cela leur permet d’utiliser leurs systèmes existants pour surveiller les coûts de voyage sans avoir besoin de télécharger manuellement les dépenses individuelles, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la visibilité.

ATPI ExpenSys est un système de gestion des dépenses de voyage entièrement intégré qui permet aux équipes financières d’avoir une visibilité continue sur les coûts de voyage en utilisant leurs systèmes existants. ATPI ExpenSys aide les équipes à gérer de manière proactive les budgets, à identifier les opportunités de réduction des coûts et à maintenir le contrôle de leurs dépenses.

Avantages de l’intégration des dépenses de voyage :

• Improves financial accuracy and compliance.
• Reduces administrative work for employees and finance teams.
• Minimises manual data entry and reduces errors.
• Speeds up the reimbursement process.

Sustainability Travel Technology

La technologie de voyage durable permet aux organisations de mesurer, gérer et réduire l’impact environnemental de leurs programmes de voyage. Cette technologie capture et suit les émissions de carbone tout au long du parcours de voyage, de la visibilité dans les plateformes de réservation et les devis de voyage hors ligne au CO2 sur les factures et les itinéraires, fournissant un aperçu de l’impact environnemental des voyages d’affaires. Avec l’aide de rapports post-voyage pour analyser ces données, les organisations peuvent prendre des décisions éclairées pour réduire leurs émissions de carbone, telles que la sélection d’options de voyage à faibles émissions ou l’ajustement de leurs politiques pour soutenir des voyages plus écologiques.

ATPI Halo est un service de mesure, de réduction et de compensation du CO2 conçu par ATPI pour aider les clients à créer des programmes de voyage plus durables. ATPI Halo intègre des outils qui mesurent l’empreinte carbone totale pendant le processus de voyage et d’événement. ATPI Halo propose des options standard et avancées pour présenter ces résultats carbone à l’aide de tableaux de bord visuels et de données brutes. Les gestionnaires de comptes d’ATPI peuvent offrir un support de base concernant ces résultats et des partenaires spécialistes des émissions de voyage tiers peuvent offrir une analyse complète, des plans de réduction ou de compensation du CO2 et un support d’audit. Ce support aide les clients à réduire l’impact environnemental des voyages et des événements.

Avantages de l’utilisation de la technologie de voyage durable :

• Tracks and reports carbon emissions across all travel activity.
• Supports ESG reporting and corporate sustainability goals. Advanced options provide audit-ready reporting data, saving critical time across numerous departments.
• Provides data to inform policy changes and reduce environmental impact.
• Helps organisations balance sustainability with cost and operational needs.

Guest Management Technology

La technologie de gestion des invités soutient la planification, la coordination et la réalisation d’événements. Cette technologie rationalise les processus en un seul système qui comprend des fonctions telles que l’enregistrement des invités, la réservation de voyages, la gestion de l’hébergement et la communication avec les invités. La technologie de gestion des invités est particulièrement utile pour organiser des événements à grande échelle où la gestion de plusieurs invités à travers différents lieux peut rapidement devenir complexe.

ATPI EventsHub est une plateforme de gestion des invités tout-en-un qui permet aux organisateurs de gérer facilement l’ensemble du parcours des invités. ATPI EventsHub offre des fonctions telles que l’enregistrement des invités, la logistique de voyage, la communication avec les invités et le suivi en temps réel dans un système intelligent et automatisé.

Avantages de l’utilisation de la technologie de gestion des invités :

• Centralises guest registration, travel and accommodation management.
• Improves coordination and visibility across all event attendees.
• Enhances the guest experience with accessible information and communication.
• Saves time by reducing manual and administrative processes.

Crew Change Logistics Technology for Marine, Mining and Energy

La technologie de logistique de changement d’équipage est conçue pour gérer le processus très complexe de déplacement des équipages vers et depuis les navires et les sites de travail. Ces plateformes aident les gestionnaires de voyages à coordonner les voyages à plusieurs étapes, les exigences de visa, l’hébergement et le transport pour les équipages, qu’ils soient petits ou grands. Bien que traditionnellement utilisée par l’industrie maritime, la technologie de changement d’équipage est également utilisée par les secteurs minier et énergétique qui nécessitent également des voyages complexes pour de grands groupes de travailleurs.

ATPI propose une technologie interne de logistique de changement d’équipage via ATPI CrewHub et ATPI CrewLink.

ATPI CrewHub est une plateforme de réservation spécialisée utilisée par les secteurs maritime, minier et énergétique pour réserver des voyages pour de grands groupes (équipage) allant jusqu’à 30 personnes par réservation de groupe. Les responsables de réservation peuvent réserver eux-mêmes des trajets pour de grands groupes venant de différents lieux vers la même destination, afin de coordonner les voyages vers et depuis les navires ou les sites de travail.

ATPI CrewLink est un système de gestion des flux de travail assisté par l’équipe ATPI pour coordonner les changements d’équipage complexes et à grande échelle. ATPI CrewLink centralise la communication, les approbations et les données d’équipage pour rationaliser le processus de gestion des voyages d’équipage, ce qui permet de gagner du temps et de simplifier la complexité opérationnelle.

Avantages de l’utilisation de la technologie de logistique de changement d’équipage :

• Streamlines complex, multi-leg crew travel arrangements.
• Provides real-time visibility of crew movements and schedules.
• Ensures compliance with visa, immigration, and industry regulations.
• Improves efficiency and coordination across global crew operations.

Avenir: The Next Generation Of Travel Technology

Avenir: Travel Edition est une plateforme mondiale moderne de voyages d’affaires conçue pour remplacer entièrement l’utilisation de différents outils de voyage et de systèmes disparates.

Conçu pour l’environnement opérationnel mondial d’aujourd’hui, Avenir fonctionne sur une instance mondiale unique qui regroupe la politique de voyage, le contenu de voyage et les données de voyage au sein d’un seul système alimenté par un moteur de réservation intuitif. Les voyageurs, les gestionnaires de voyages et les conseillers en voyages peuvent utiliser Avenir pour gérer chaque étape de leur voyage tout en bénéficiant d’un support humain 24h/24 et 7j/7 fourni par Direct Travel et ATPI.

Si vous souhaitez découvrir par vous-même comment Avenir réinvente la gestion des voyages mondiaux, vous pouvez réserver une démo ici.

Conclusion

Les outils technologiques de gestion des voyages peuvent aller des outils de réservation en ligne à l’intégration des dépenses, en passant par la technologie de devoir de diligence, jusqu’aux solutions spécialisées telles que la technologie de logistique de changement d’équipage.

La technologie de voyage joue un rôle essentiel dans la création de programmes de voyage réussis, offrant aux utilisateurs des outils rationalisés qui permettent de gagner du temps, d’accroître la supervision des voyageurs et d’améliorer leurs capacités de réservation. Combinée à l’expertise et au support humain fournis par une entreprise de gestion des voyages, cette technologie peut devenir encore plus puissante – en répondant aux besoins de voyage complexes tout en offrant une expérience fluide aux voyageurs et à leurs organisations.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont la technologie de voyage d’ATPI peut soutenir votre programme de voyage, contactez notre équipe dès aujourd’hui.